MEDAN – HUMAS USU : Rektor Universitas Sumatera Utara (USU), Prof Dr H Runtung Sitepu, SH, M Hum, menyambut gembira atas keberhasilan Fakultas Teknik USU dalam meraih sertifikasi ISO 9001 : 2015 dari Badan Sertifikasi British Standards Institution (BSI). Rektor mengucapkan terima kasih atas penilaian tersebut kepada BSI dan juga pada PT QIMS Intrasindo sebagai konsultan pendamping. Menurutnya, capaian tersebut menunjukkan bahwa sistem pelayanan yang dilaksanakan di Fakultas Teknik USU telah memenuhi standard pelayanan yang baik.
Demikian disampaikan Rektor USU dalam acara penyerahan Sertifikat ISO 9001:2015 dari BSI, yang berlangsung di Ruang Rapat Lt 2 Fakultas Teknik USU, Jum’at (18/1). Hadir dalam kesempatan itu, Dekan FT USU, Ir Seri Maulina, M Si, Ph D, Business Unit Manager British Standards Institution (BSI), Sofyan Hadisaputra, Presiden Direktur PT. QIMS Intrasindo, Achmad Tirmizi Hutasuhut, ST, MM, Direktur PT. QIMS Intrasindo, Niswan Arif beserta Staf, para Wakil Dekan Fakultas Teknik USU, Ketua/Sekretaris Program Studi S1, S2, S3, dan Program Profesi di lingkungan FT USU.
Selain Fakultas Teknik yang mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015, sebelumnya telah ada 8 Prodi di USU yang mendapatkan pengakuan serupa. “Saat ini FISIP USU juga sedang dalam proses penilaian. Dan itu akan segera dilanjutkan pada prodi dan fakultas-fakultas lain yang ada di USU. Yang tak kalah pentingnya, setiap aspek penilaian harus mampu dijadikan acuan untuk membentuk sistem pelayanan yang baik. Begitu pula dalam hal pemenuhan sarana dan prasarana, sehingga mampu memberikan kepuasan maksimal terhadap para pengguna layanan. Sistem pelayanan yang baik adalah yang mampu menggerakkan seluruh sistem yang terkait,” kata Rektor mengingatkan.
Sementara itu, Business Unit Manager BSI, Sofyan Hadisaputra, menyatakan bahwa dengan keberhasilan FT USU meraih sertifikat ISO 9001:2015, telah membuktikan bahwa fakultas tersebut telah berhasil focus kepada pelanggan dan memberikan bukti adanya leadership yang komit. Ia berharap ke depannya, agar sistem pelayanan yang telah berjalan dengan baik tersebut dapat terus ditingkatkan.
“Sertifikat ini merupakan starting point FT USU dan melibatkan policy atau kebijakan pimpinan dalam penerapan selanjutnya. Jaman milenial saat ini kepuasan pelanggan saja tidak cukup, melainkan harus ada nilai tambah berupa kebanggaan menjadi bagian dari FT USU,” tandas Sofyan.
Pada kesempatan yang sama, Presdir PT QIMS Intrasindo Achmad Tirmizi Hutasuhut, ST, MM, menjelaskan bahwa ISO 9001:2015 merupakan sebuah sistem manajemen mutu yang ruang lingkupnya meningkatkan layanan cepat dan tepat. Meskipun demikian, ia menekankan bahwa sistem tidak akan berjalan tanpa didukung komitmen bersama.
“Harus ada persamaan persepsi tentang siapa yang menjadi pelanggan dan bagaimana prosedur yang baik dalam melayaninya. Sertifikat bukanlah akhir dari tujuan. Melainkan awal dari sebuah proses untuk menuju pelayanan yang lebih baik. Kriteria pelayanan sesuai ISO 9001 ini harus dijadikan habit dan pekerjaan yang dilakukan harus pekerjaan ISO,” paparnya.
Secara khusus, Achmad Tirmizi mengapresiasi komitmen yang ditunjukkan oleh Dekan FT USU Ir Seri Maulina, M Si, Ph D, dan Koordinator ISO Adina Sari Lubis, ST, MT. “Peningkatan pelayanan ini harus dilakukan secara terus-menerus dan membutuhkan komitmen yang teguh dari seluruh pihak yang terlibat di dalamnya. Dengan demikian, pelayanan prima akan menjadi pola pelayanan yang akan diterapkan secara keseluruhan,” kata Achmad.
Sebelumnya, di awal acara, Dekan FT USU Ir Seri Maulina, M Si, Ph D, menyampaikan beberapa tahapan yang telah dilalui dalam proses penilaian untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Adapun layanan di FT USU saat ini terdiri dari 5 bagian yaitu : bagian Akademik, bagian Kemahasiswaan & Alumni, bagian Kepegawaian & Keuangan, bagian Umum & Perlengkapan, serta bagian Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat dan Kerjasama. FT USU memiliki lebih kurang 48 jenis layanan yang bersifat rutin dengan permintaan dan beberapa jenis layanan rutin tanpa permintaan, di mana pelanggan meliputi mahasiswa dari 7 departemen berkisar 4000-an orang, 20 program studi yang ada di lingkungan FT, Biro Pusat Administrasi USU, alumni maupun stakeholders lainnya.
Menurut Dekan FT USU, setelah melalui diskusi, penetapan Kebijakan Mutu Layanan di FT USU disepakati adalah: Pimpinan beserta Pegawai Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang akurat, tepat waktu dan prima, dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi sesuai visi dan misi Fakultas Teknik, serta meningkatkan efektivitas Sistem Manajemen Mutu secara terus-menerus. Sasaran mutunya adalah : akurat, tepat waktu dan prima.
Kegiatan ISO 9001:2015 FT USU ini diawali dengan pelaksanaan Pelatihan Dasar pada 6-8 Agustus 2018 yang berlangsung selama 3 hari yaitu Pelatihan, Pemahaman dan Penyusunan Dokumentasi ISO 9001:2015. Layanan di FT USU didampingi oleh Konsultan PT. QIMS Intrasindo, dimulai dari penyusunan alur layanan (bisnis proses) setiap bagian, form-form lampiran (rekaman), Pedoman Sistem Manajemen Mutu (PSMM), dokumen-dokumen Dasar Hukum, hingga penyusunan dokumen lengkap SOP. Implementasi ISO 9001:2015 FT terhitung sejak tanggal 26 September 2018, selanjutnya dilaksanakan Pelatihan Audit Mutu Internal (AMI) selama 2 hari yaitu pada 15-16 Oktober 2018.
Ir Seri Maulina, M Si, Ph D, juga menyatakan bahwa di tiap prodi nantinya akan dibentuk tim data center untuk menginput seluruh data, termasuk dosen dan parateknik lainnya, untuk memudahkan berbagai urusan dan kepentingan terkait pelaksanaan tugas maupun pengurusan pangkat dosen.
